解開中國香港“企業文秘”的神密面具

解開中國香港“企業文秘”的神密面具

企業文秘規章制度始於十九世紀的美國。中國香港承襲了美國的企業文秘規章制度,並且迄今仍為強制規章制度。一般狀況下,中國香港的公司秘書服務能夠歸納地界定為:在企業中開設的具有相對資質證書的高級技術人員(只表示普通合夥人),是偏重于擔負公司治理結構及其相關者溝通交流崗位職責的一種崗位(或專業人員)。該職位即不僅為股東會服務專案,並且朝向企業全體人員公司股東和投資人及其相關者,還承擔企業運營層面的行政職能。

01 香港股市企業文秘的法律法規影響力及崗位影響力

中國香港的《公司條例》要求,企業須有一名企業文秘,出任企業文秘者的能夠是普通合夥人,還可以是社會法團;而上市企業中的企業文秘務必是普通合夥人。換句話說,在中國香港,如果不特定企業文秘,企業就不容易被准許創立,這體現出企業文秘的法律法規影響力。而香港聯交所在《主機板上市規則》中也要求,外國投資者務必委派一名某些人員為企業文秘,該人員務必是本交易中心覺得在學術研究或技術專業資質或相關工作經驗層面足夠執行企業文秘崗位職責的人員,這還可以覺得是企業上市的必備條件之一。

02 註冊香港公司文秘的就職標準

依據中國香港《公司條例》的要求,企業文秘的基礎就職標準包含:
(1)如屬普通合夥人,須一般處於中國香港(可瞭解為香港居民);
(2)如屬法定代表人社團活動,其申請註冊服務處須設在中國香港,或須在中國香港設立運營地址。
依據香港交易所《主機板上市規則》的要求,外國投資者務必委派一名某些人員為企業文秘,該人員務必為香港交易所覺得在學術研究或技術專業資質或相關工作經驗層面足夠執行企業文秘崗位職責的人員。
香港交易所認同的學術研究或技術專業資質包含:
(1)中國香港許可文秘幫會vip會員;
(2)《法律職業者條例》所定義的刑事辯護律師或大律師;
(3)《專業會計師條例》所定義的會計師事務所

03 註冊香港公司文秘的聘用及辭退或離職程式流程

註冊香港公司文秘的就職程式流程一般為:
(1)股東會候選人聯合會核查候選人;
(2)股東會聘用;
(3)香港聯交所核查願意;
(4)公示;
(5)公司註冊處開展備案或工商變更(一般限制在聘用後的一個月內進行)。
註冊香港公司文秘的辭退或離職程式流程一般為:
(1)自己遞交離職信;
(2)候選人聯合會核查並候選人新候選人;
(3)股東會辭退及探討新候選人就職;
(4)公示(內容包含辭退或辭職原因,辭職者必須向公司股東以及他有關層面描述的事宜等);
(5)向香港聯交所遞交報表(關鍵為聯繫電話,例如詳細位址、電話、電子郵箱等);
(6)公司註冊處開展工商變更。

04 註冊香港公司文秘的崗位職責

歸納來講,註冊香港公司文秘的崗位職責關鍵包含:
(1)遵循規律;
(2)解決法務;
(3)解決股份過戶;
(4)解決平時事務,例如存放簿冊、申請辦理備案及變動、印證等;
(5)解決別的事務管理,例如與關聯厲害人開展溝通交流。
針對上市企業來講,企業文秘的崗位職責大概包含:
(1)機構全國兩會:公司股東(周年紀念)交流會和股東會,並將相對的大會材料及相關文檔交申請註冊服務處存放,以便今後查尋;
(2)資訊公開:機構或幫助CFO(財務經理)定編年度報告、中報、各種公示、證劵月度報告等;
(3)投資者關係維護保養:具體指導或管理方法投資者關係單位的工作中;
(4)上市規則的遵循:根據現任主席及/或行政總裁向股東會出示加強党的建設事項層面的建議,並分配執行董事的崗前培訓和技術專業發展趨勢,向企業股東會提供支援,以保證 股東會程式流程及全部法律適用、標準及規例均得到 遵循。

05 註冊香港公司文秘的支配權

中國香港《公司條例》和《主機板上市規則》仍未立即訂明企業文秘的支配權,但就從業全過程看來,企業文秘一般有著下列支配權:
(1)列席會議權:有權利出席企業股東會、股東會、企業內部大會,便於根據大會掌握企業財務及生產經營情況,並為執行董事、高級技術人員出示目的性的合規管理業務流程援助和引導。
(2)文檔簽定權:有權利簽定向公司註冊處和香港聯交所上報的相關文檔;經股東會適度受權,有權利簽訂合同及記事本,等。
(3)核證檔案資料權:被授于“適合的證實人”真實身份,有權利變成提交公司註冊處的檔案資料核證本或譯版的核見證人,而且變成金融企業簽定有關文檔時特定的見證。
(4)與香港聯交所的溝通交流權:假如被企業明確為香港聯交所的法定代理人,則在香港聯交所相對標準內有權利在證劵事務管理層面與香港聯交所開展溝通交流及溝通交流。

06 註冊香港公司文秘的責任

(1)持續學習的責任:每一年不少於15鐘頭的有關專業技能培訓。
(2)遵循上市規則及相關相關法律法規的責任:向股東會出示相關法律規範及程式流程等層面的提議,為優良的公司治理結構打下基礎,真正、立即、精確地公佈資訊內容。
(3)誠實守信、慎重和勤懇從業的責任:做為高級技術人員,有在從業中遵守誠實守信、慎重和勤懇的責任,防止出現失責、粗心大意、過失等不善情況。
(4)資訊保密的責任:不可洩漏內幕資訊,不可運用內幕資訊為自己、關係人員等牟取權益。
(5)存放文檔及圖章的責任:按照規定存放上市企業的文檔及其企業的防偽標誌,並依據股東會的受權應用圖章。